3 skuteczne sposoby, jak planować kalendarz, aby się wyrabiać z zadaniami i mieć czas na przyjemności

Zwłaszcza w pandemicznych warunkach może być ciężko oddzielić życie zawodowe od prywatnego, kiedy przy tym samym stole jemy śniadanie, wysyłamy maile, odrabiamy z dziećmi pracę domową. Dobra organizacja czasu jest na wagę złota, w sumie niezależnie od sytuacji. Wpływa zwykle pozytywnie na osiąganie wyznaczonych celów i może zniwelować codzienny stres, jeśli mimo natłoku obowiązków dokładnie wiemy, co, kiedy i jak mamy zrobić. Dobrym nawykiem, który u wielu osób się sprawdza, jest planowanie z wyprzedzeniem – na tydzień, miesiąc, rok. Oczywiście w skali tygodnia możemy zaplanować coś z detalami, w skali roku – bardziej ogólnie, jednak warto mieć szeroką perspektywę. Kiedy planować? Można danego dnia rano, na koniec tygodnia lub na początku nowego – to też zależy od tego, kiedy mamy czas i co nam najbardziej odpowiada. Ja osobiście lubię zacząć nowy tydzień lub dzień z gotową już listą „to do” – dzięki temu wstaję spokojna, bo wiem, co mnie czeka.

Zacznij od wpisania przyjemności w kalendarz!

Choć praca i różne sprawy – jak zakupy czy płacenie rachunków – wypełniają znaczną część naszych dni i często mogą być satysfakcjonujące, stosunkowo przyjemne, to – szczerze – nie żyjemy przecież po to. Tym, co nas zwykle napędza, jest perspektywa urlopu, masażu, kąpieli w wannie wieczorem. Oczywiście przyjemności są większe i mniejsze, takie które pomagają nam naładować baterie na kilka dni, jak i takie, które stanowią po prostu miłą krótką przerwę w codziennym pędzie. I niestety właśnie z przyjemności najczęściej rezygnujemy, kiedy obowiązki się piętrzą. Przesuwamy je na wieczne nigdy. Dlatego warto wprowadzić zasadę, by planowanie – dajmy na to tygodnia – zaczynać od wpisania w kalendarz na sztywno 2-3 przyjemności, dzięki którym będziemy miały poczucie, że zrobiłyśmy coś dla siebie, że naszym życiem nie rządzi wyłącznie praca itp. Ważne, by określić realny terminy i tak ustawić pozostałe zadania, aby spotkanie z przyjaciółkami czy godzinne leżenie w wannie bez zakłóceń mogło się odbyć.

Ja polecam wpisywanie w kalendarz także takich przyjemności jak seks (w tym randka z samą sobą), bo to nie tylko daje nam szansę, że będzie on w naszym życiu obecny, ale i pozytywnie nastawia, przygotowuje do tej aktywności. Można się oburzać, że przyjemności, zwłaszcza takie jak seks, nie powinny być traktowane niczym zadania do wykonania. Jasne, to nie są zadania, to nie przymus, ale dla wielu z nas brak ich konkretnego zaplanowania oznacza po prostu ich nieobecność. Więc warto chociaż spróbować. Poza tym od razu zmienia się nasza perspektywa, kiedy na liście naszych priorytetów mamy coś miłego dla siebie a nie jedynie zawodowe deadline’y.

Rzeczy do zrobienia na wczoraj i te na przyszły rok – stwórz koszyk zadań i listę priorytetów

Aby planować, warto wiedzieć, co mamy do zrobienia, co chcemy osiągnąć. Dotyczy to zarówno codziennych zadań, bez których wykonania świat się zawali, jak i osobistych postanowień, marzeń np. noworocznych, rozwojowych. To trochę jak z tymi przyjemnościami. Należy więc najpierw ustalić, co chcemy osiągnąć, w jakim czasie, ile mamy na to przestrzeni w życiu. Zresztą podobnie z projektami – jaki mamy deadline, jakie etapy będą towarzyszyły realizacji zadania, ile mniej więcej może zająć każdy z nich. Warto robić w związku z tym tzw. koszyki zadań – wrzucać do nich sprawy zawodowe, domowe, rodzinne, osobiste (można je w kalendarzu czy plannerze oznaczyć innymi kolorami). Rzeczy, które muszą odbyć się każdego dnia i takie, których termin wykonania możemy bardziej elastycznie wybrać. Warto też pogrupować to, co jest do zrobienia w domu, co na mieście, by móc na przykład wizytę w urzędzie i sklepie załatwić przy okazji jednego wyjścia z domu. Istotne jest też ustalenie priorytetów, zadań ważnych i mniej, takich na już i tych, które mogą poczekać. Taki „koszyk” warto mieć np. w telefonie, by był zawsze pod ręką i można było do niego wrzucić nowe zadanie, które akurat wpadło – aby nie zapomnieć i zaplanować je konkretnie przy najbliższej okazji, nadając mu odpowiedni priorytet.

Ramy czasowe – praca od do i zapas na niespodziewane wypadki

Kolejny krok to dobieranie zadań z koszyka według naszego ramowego planu. Ten wymaga od nas określenia, ile czasu możemy/musimy/chcemy poświęcić na pracę – i warto się tego trzymać, nie rozciągać czasu pracy w nieskończoność, przyzwyczaić współpracowniczki i współpracowników, że od danej godziny jesteśmy niedostępne, mamy wyłączony telefon – nic się nie stanie, sprawy zazwyczaj mogą poczekać do rana. Do tego ustalmy oczywiście proporcje – praca a czas dla siebie, spędzany z rodziną, na sprawy domowe. Jeśli chodzi o pracę, dobrze jest zastanowić się, kiedy w ciągu dnia mamy najwięcej energii i według tego planować zadania – nie jesteśmy non stop tak samo efektywne. Jeśli na przykład poranek to najbardziej kreatywna dla nas pora, to właśnie wtedy wymyślajmy, kreujmy a po południu odpowiadajmy na maile, wypełniajmy tabelki itp. A może wolimy zacząć od zadań, których nie lubimy, by mieć je szybko z głowy, a potem mieć do zrobienia te przyjemniejsze, co będzie nas dodatkowo motywować? Chodzi o to, by pracować jak najbardziej efektywnie, zgodnie ze swoim rytmem, wydajnością, o ile tylko się da. Co ważne – dobierając zadania z koszyka i zapełniając kalendarz na dany dzień, nie planujmy na sztywno, co do minuty. Zostawmy sobie przestrzeń na to, co nam nagle wpadnie, na ważny nieoczekiwany telefon, zadanie, które przysparza trudności, czy usterkę w domu. Popularna jest na przykład metoda 60:40, czyli planujemy nasz kalendarz konkretnie tylko w 60%, a pozostałe 40% zostawiamy sobie na sytuacje awaryjne, spontaniczne itd. Jeśli zapas czasowy zostanie, to poświęćmy go na rozciąganie ciała, oderwanie myśli od pracy, krótki spacer czy ostatecznie wybierzmy zadanie ekstra z koszyka. Dobrze też zaplanować w ciągu dnia 15 minut czy pół godziny na drobnostki, które mogą okazać się czasochłonne – przeglądanie social mediów, newsów, pisanie życzeń urodzinowych.

Korzystałam z rad zawartych w książce Odzyskać czas Bożeny Kowalkowskiej (Wielka Litera), jak i własnych doświadczeń.